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大型活動執行流程

  • 作者:盘球吧直播
  • 發表時間:2021-06-07 11:24:56
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舉辦大型活動我們不僅要提前規劃好,還要做好準備工作,這樣才可以減少問題的產生。下面給大家詳細介紹一下 大型活動執行流程。
一、項目籌備期
1、獲取信息和資料
和客戶初期设立溝,一定要摸清楚客戶的訴乞降客戶的基本信息。倘使你所在的公司運營多年,業務流程清晰,可能拟订一份標準版的客戶需求信息表,將须要知道的信息逐一羅列出來。發送給客戶,讓客戶進行對應填寫。
2、初次約見客戶
和客戶見面之前,先做好充分的準備工作。譬喻:整理相關的案例資料,突出專業對了!還有一個目的即是探下客戶的“虛實”。
3、頭腦風暴會
拿下一個項目,很大程度上依靠的就是團隊成員的頭腦風暴,如何將頭腦風暴開好,開出價值來,出格考驗組織者的組織本事和協調能力。
4、提案階段
提案除了依靠專業才能和演講能力以外,须要點運氣。
5、內部立項
當項目進入初始的合作階段時,不妨為項目進行立項,項目信息錄入到公司內部的信息系統内里,沒有條件使用信息系統的,能够用表格工具來替代完成。
6、項目推進表
項目推薦表是活動公司會用的一種表格,一般會分為內部推進表和客戶推進表,一份是內部團隊成員利用,一份是定期每天、每周發送給客戶。
7、項目碰頭會
項目碰頭會能够是和客戶進行,不妨是和項目團隊。取決于項目自己的進展情況。
二、執行期
1、報價、合同管理
報價和合同雖然看似簡單,但是稍不注意,會釀成大錯,另外,對報價單和合同的歸檔管理意識很重要。
2、場地管理
場地管理主要分為場地篩選、場地排查、場地勘測三個部门,當確定場地之后,肯定要對場地進行充分的了解和實地勘測之后,做出詳細的場地方案。
3、供應商管理
供應商主要分為搭建供應商、AV設備供應商二大類,還有小類的演藝供應商、攝影攝像供應商、第三方外包人員等。
還有人員差遣公司/服務人員管理、化妝、發型供應商/個人管理、藝人經濟公司/藝人管理、服裝供應商管理。「文末有獲取」
4、演藝人員面試管理
演藝人員面試主要包括禮儀、模特、跳舞演員、兼職人員等等。在大型活動舉辦前期,要對演藝演員進行線下面試,篩選出合适活動特質的演藝人員,保證外部人員的專業性。
有舞蹈演員面試流程、MO面試流程、MC面試流程、翻譯人員面試流程、CO面試流程、雜務人員面試流程。演職人員、服務人員、工作人員面試管理。除此之外,有所有人員的會前培訓管理。
5、面試管理打分表
6、運營文檔
運營文檔分為執行期、活動現場應用二大類、主要是以各種表格進行呈現記錄,合理安排、分工明確,其目的即是為了項目遵守既定的時間節點推進。
三、現場期
1、物品檢查
運送到活動現場的所有货色,包孕獎品、道具、施工工具等等。可以根據前期拟订的货物清單進行逐一核實,货品要做到“只多不少”。
2、入場前聯絡
和場地点、供應商、客戶三方進行電話確認進場的時間,是不是按照既定的時間和要求在有序進行推進,有沒有意外事件發生。
3、施工彩排的配合
遇到時間緊張的情況,能够根據施工的來決定彩排的時間和地点,這里面就需要充分考慮到既不能影響的施工進度,不能耽誤進行彩排時間。
4、物料搭建管理和注意事項
遵循既定的施工要求,按質按量完成物料的搭建工作,除此之外,有AV燈光器材安裝的施工以及注意事項。
5、審查制度
審查制度分為彩排審查、現場執行審查二大類,彩排審查主要是核實演藝節目的質量和呈現效果,現場執行審查主要核實現場的物料和設備是否有損壞。
6、現場基礎要求管理
以工作人員的著裝為例,要嚴格遵循公司規定,工作人員在現場的著裝要求進行,以及要注意客戶對個人服裝的要求。
四、活動后期
費用結算
費用結算是根據項目結束后,實際產生的費用進行整理和結算。以及團隊成員在服務項目時,產生的報銷費用進行清理。
總結報告
總結報告须要做成二種版本,一種是供公司內部進行復盤總結,一種是交付給客戶。
資料整理存檔
這里指的資料一般是活動結束后產生的音頻、視頻、照片,這些資料可用于案例展示,能够用于后期的市場宣傳做背書。
寫感謝信
一場活動的圓滿落幕,離不開客戶、供應商的支撑和協助,寫一封感謝信以作感謝,可能鞏固合作關系。


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